Google Drive 
Google スプレッドシート Google Drive の請求書 PDF を、台帳へ転記する。
共有ドライブに届いた請求書 PDF から、請求日・請求書番号・取引先・金額を読み取り、スプレッドシートの請求書台帳に1件1行で書き込みます。金額の内訳と合計が合わない請求書は「要確認」として残し、担当者が PDF と見比べて確定します。Slack で頼むだけで RUFU AI が進め、結果をチャットで報告します。
最終更新日:
- EC担当者
@RUFU AI 未処理の請求書を台帳に反映して
- RUFU AI
Drive に未処理の請求書が14件ありました。13件は金額の検算が合っています。1件は合計額と内訳が合わないため、要確認として登録します。この内容で台帳に反映してよいですか？
- EC担当者
反映して
- RUFU AI
台帳に14行を追加しました（確定13件、要確認1件）。要確認の行は、PDF と見比べて金額を直し、状態を「確定」に変えてください。
WORKFLOWS
Google Drive × Google スプレッドシートでAI化した業務例
いま担当者が両方の画面を行き来して進めている作業です。RUFU AI が段取りを組み、判断が必要なところだけ担当者に確認します。
- 01
Google Drive の請求書 PDF を読み取り、スプレッドシートの台帳に転記する
共有ドライブのフォルダにある未処理の請求書 PDF を読み取り、金額を検算してから、スプレッドシートの請求書台帳に1件1行で書き込みます。決めた曜日・時刻に自動で取り込むこともできます。
- Google Drive
- Google スプレッドシート
依頼の例
「未処理の請求書を台帳に反映して」
RUFU AI が進めること
- 共有ドライブの決められたフォルダから、台帳にまだ載っていない請求書 PDF を探す
- PDF から請求日・請求書番号・取引先・税抜額・消費税額・請求額を読み取る
- 金額の内訳と請求額が合うかを検算し、同じファイルや同じ内容の PDF が台帳にないかを確認する
- 台帳に書き込む予定の行と、要確認になる請求書を示して、承認を待つ（ここまでは Drive も台帳も書き換えない）
- 承認を受けたら台帳に1件1行で書き込み、請求書の PDF へのリンクも残す
- 確定・要確認・スキップ・失敗の件数を報告する
- 定期実行を登録した場合は、毎日または毎週決めた時刻に取り込み、処理した件数があるときだけ通知する
人が行うこと
- 書き込む予定の行を確認して、台帳への反映を承認する
- 要確認の行を PDF と見比べて直し、状態を「確定」に変える
- 自動取込を毎日にするか毎週にするか、何時に実行するかを決める
- 自動取込が途中で止まったときは、台帳と実行結果を照らし合わせてから再開する
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SAFETY
AIに任せる上での安全性を担保する仕組み
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承認を受けてから書き込む
手動で頼まれたときは、読み取りと検算までで一度止め、書き込む予定の行を見せて承認を受けてから台帳に書き込みます。
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二重に登録しない
同じファイルや同じ内容の PDF は、台帳に既にあればスキップします。
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合わない金額は要確認で残す
項目が読み取れない、金額の内訳と合計が合わないといった請求書は、読み取れた値を残したまま「要確認」にします。空欄を推測で埋めません。
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途中で変わったら止める
確認のあとに PDF や台帳が変わった場合は、台帳に書き込む前に止めます。Drive の共有設定は変更しません。
FAQ
よくある質問
請求書 PDF の内容をスプレッドシートに自動で転記できますか？
できます。Google Drive のフォルダに保存された請求書 PDF を読み取り、請求日・取引先・金額などを台帳に1件1行で書き込みます。定期実行を登録すれば、毎日または毎週決めた時刻に自動で取り込みます。
メールで届いた請求書も取り込めますか？
RUFU AI はメールボックスを見ません。メールで届いた請求書は、PDF を共有ドライブの決めたフォルダに保存してください。保存された PDF を取り込みます。
読み取った金額が間違っていたらどうなりますか？
金額の内訳と請求額が合わない請求書は「要確認」として台帳に残し、確定した金額の集計には入れません。担当者が PDF と見比べて直し、状態を「確定」に変えると集計に入ります。
同じ請求書を二重に登録してしまいませんか？
同じファイル、または中身が同じ PDF は既に台帳にあるものとしてスキップします。取引先や対象月が同じでも、別の PDF であれば別の行として登録します。
いま使っている台帳の形式のまま使えますか？
使えます。いまの台帳の列や確認の流れを前提に、RUFU が設定します。
