ネクストエンジン 
Google スプレッドシート ネクストエンジンの出荷残を、スプレッドシートで毎朝更新する。
ネクストエンジンの受注明細から、在庫を引当できていない受注を拾い、発送予定の月ごとに金額と受注件数を集計して、スプレッドシートに反映します。最初はプレビューを見てから反映し、運用が決まったら毎朝の自動更新に切り替えられます。Slack で頼むだけで RUFU AI が進め、結果をチャットで報告します。
最終更新日:
- EC担当者
@RUFU AI 出荷残をシートに反映して
- RUFU AI
プレビューです。今月から3か月分の出荷残の金額と受注件数を集計しました。発送予定が入っていない明細が8件あり、今月分として計上しています。この内容でシートに反映してよいですか？
- EC担当者
反映して。明日からは毎朝9時に自動で更新して
- RUFU AI
シートを更新しました。毎朝9時の自動更新も登録しました。発送予定が入っていない8件は、別のタブに受注番号つきで一覧にしています。
WORKFLOWS
ネクストエンジン × Google スプレッドシートでAI化した業務例
いま担当者が両方の画面を行き来して進めている作業です。RUFU AI が段取りを組み、判断が必要なところだけ担当者に確認します。
- 01
ネクストエンジンの出荷残を、発送予定の月ごとにスプレッドシートへ反映する
ネクストエンジンの受注明細から、在庫を引当できていない明細が残る受注だけを取り出し、発送予定の月ごとに金額と受注件数を集計します。プレビューを確認してからスプレッドシートに反映し、毎朝の自動更新にも切り替えられます。
- ネクストエンジン
- Google スプレッドシート
依頼の例
「出荷残をシートに反映して。明日からは毎朝9時に更新して」
RUFU AI が進めること
- ネクストエンジンから、実行した時点の受注明細を取得する（キャンセル・削除された明細は除く）
- 在庫を引当できていない明細が残る受注だけを、集計の対象にする
- 明細に書かれた発送予定を読み取り、遅延の表記があれば変更後の月を使う
- 受注の金額をその受注で最も遅い発送予定の月に1回だけ計上する（発送予定が過ぎた月や未入力の明細は、今月分として扱う）
- 月別の金額・受注件数と、発送予定が入っていない明細の件数をプレビューとして示す
- 承認を受けてから、ネクストエンジンのデータを取り直して再集計し、スプレッドシートに反映する
- 毎朝の自動更新を頼まれたら、時刻を確認して登録する。以降は毎日シートを更新し、結果をチャンネルに通知する
人が行うこと
- プレビューの金額と件数を確認して、シートへの反映を指示する
- 発送予定が入っていない明細について、ネクストエンジンに発送予定を入力する
- 自動更新を始めるか、何時に実行するかを決める
- 重複した受注番号などで集計が止まったとき、ネクストエンジンの受注を確認して直す
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SAFETY
AIに任せる上での安全性を担保する仕組み
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反映の前にプレビュー
手動で頼まれたときは、反映する金額と件数を先に見せ、承認を受けてからシートを書き換えます。
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集計に使わないタブは触らない
書き込むのは出荷残のタブと、発送予定が入っていない明細の一覧タブだけです。ほかのタブはそのまま残します。
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つじつまが合わなければ止める
重複した受注番号など、集計の前提に合わないデータを見つけたら、シートを変えずに確認事項を報告します。
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金額を推測で補わない
受注を取りきれなかったときは、金額を出さずに、取得が終わっていないことと理由を伝えます。
FAQ
よくある質問
ネクストエンジンの出荷残をスプレッドシートに自動で出せますか？
出せます。一度時刻を決めて登録すれば、毎日その時刻にネクストエンジンの最新の受注を集計し、スプレッドシートを更新して Slack に結果を通知します。実行は指定した時刻から最大30分ほど遅れて始まります。
未引当の受注だけを集計できますか？
できます。在庫を引当できていない明細が1つでも残る受注を対象にし、その受注の金額を発送予定の月に計上します。すべての明細が引当済みの受注は集計に入れません。
発送予定が入っていない受注はどう扱われますか？
今月分として集計し、シートの更新は止めません。発送予定が入っていない明細は別のタブに一覧で出すので、ネクストエンジンに入力したあと「再集計して」と頼めば、最新の内容で集計し直します。
過去の日付時点の出荷残を出せますか？
出せません。集計は実行した時点のネクストエンジンの受注を使います。日ごとの推移を残したい場合は、毎朝の自動更新を登録してください。
自動更新を止めたり、時刻を変えたりできますか？
Slack で頼めば、登録の確認・停止・再開ができます。時刻を変えるときは、今の登録を止めて新しい時刻で登録し直します。
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